Was benötige ich, um meine ePA zu nutzen? 

Um ihre ePA zu nutzen, benötigen Versicherte die von ihrer Krankenversicherung zur Verfügung gestellte ePA-App sowie ein geeignetes Endgerät, also etwa ein Smartphone oder einen Computer. Die App muss vor der ersten Nutzung freigeschaltet werden. Die ist auf verschiedenen Wegen möglich:

• Freischaltung über die elektronische Gesundheitskarte (eGK) in Verbindung mit einem Smartphone:
  Diese Freischaltung erfolgt mittels der kontaktlosen NFC-Schnittstelle Ihrer eGK und der dazugehörigen PIN, die Sie von Ihrer Krankenkasse nach einer erfolgreichen Identifikation erhalten. Zur Freischaltung halten Sie die eGK einfach an Ihr Smartphone.

   

• Freischaltung mithilfe der GesundheitsID 
  Die GesundheitsID ist Ihr digitaler Zugang für das Gesundheitswesen. Sie wird individuell für Sie erstellt und umfasst Ihre persönlichen Daten, zum Beispiel Ihren Namen und Ihre Krankenversichertennummer. Die GesundheitsID ist somit Ihr digitaler Schlüssel, der Ihnen den Zugang zu Online-Gesundheitsanwendungen wie der ePA ermöglicht. Die Nutzung der GesundheitsID ist kassenspezifisch. Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte an Ihre Krankenkasse.

   

• Freischaltung mithilfe der eID-Funktion des Personalausweises, des Aufenthaltstitels oder der eID-Karte für EU-Bürgerinnen und EU-Bürger
  Die Freischaltung gleicht dem Vorgehen bei der eGK und dem mobilen Endgerät. Anstelle der eGK und PIN nutzen Sie die entsprechende eID-Funktion einer der genannten Karten. 

Kann ich meine ePA ohne App und Endgerät nutzen?

Ja, das ist möglich, wenn Sie eine oder mehrere Personen als Vertretende für die Nutzung Ihrer ePA benennen. Vertretende müssen nicht bei derselben Krankenkasse wie Sie versichert sein. Um die Vertretendenfunktion nutzen können, müssen Sie die Vertretenden zum Zugriff auf Ihre ePA berechtigen, etwa, indem Sie Ihre elektronische Gesundheitskarte und PIN am Endgerät der vertretungsberechtigten Person nutzen. Ihre Vertretung hat annähernd die gleichen Rechte wie Sie selbst. Sie kann beispielsweise Widersprüche gegenüber zugriffsberechtigten Leistungserbringereinrichtungen (Arztpraxen, Krankenhäuser, Apotheken u. a.) einlegen und die in Ihrer Akte gespeicherten Dokumente einsehen. Ihre Vertreterinnen und Vertreter können aber keine weiteren Vertretungen benennen und sind auch nicht befugt, die Akte zu schließen.

Kann ich mehrere Endgeräte nutzen, um meine ePA zu verwalten? 

Ja. Aus Sicherheitsgründen ist die Nutzung der ePA-App allerdings an das Endgerät gekoppelt, über das die oder der Versicherte die Freischaltung vorgenommen hat. Versicherte können weitere Endgeräte zur Nutzung mit der ePA aktivieren. Die aktivierten Endgeräte werden zentral gespeichert. Ein neues Smartphone muss für die erste Nutzung mit der ePA aktiviert werden. 

Welche Daten kann ich als Versicherter in der ePA verwalten und wie kann ich sie sperren?

Versicherte sind berechtigt, Daten aus der elektronischen Patientenakte auszulesen, in der ePA zu speichern und zu löschen. Sie haben das Recht, den Zugriff auf Daten in der ePA zu beschränkten oder diese Beschränkung aufzuheben und Berechtigungen zu erteilen beziehungweise zu widerrufen. Versicherte können beispielsweise die folgenden Daten selbstständig verarbeiten, also ändern und in Ihrer ePA speichern:

• Gesundheitsdaten, die von ihnen selbst in die ePA eingestellt wurden. Dies können beispielsweise eigenständig geführte Diabetes-Tagebücher oder digitalisierte Befunde aus früheren Behandlungen sein, die Ärztinnen und Ärzte bereitgestellt haben, aber auch eigene Aufzeichnungen. Diese Daten sind dabei als PDF in der ePA zu speichern.
• Versicherte können auch Daten aus einer von ihnen genutzten Digitalen Gesundheitsanwendung (DiGA) in der ePA speichern lassen, sofern die DiGA die Datenspeicherung in der ePA unterstützt.
• mittelfristig, also noch nicht zum Start der elektronischen Patientenakte, sollen Bürgerinnen und Bürger auch Hinweise auf das Vorhandensein und den Aufbewahrungsort von:Erklärungen zur Organ- und Gewebespende und  Vorsorgevollmachten oder Patientenverfügungen in der ePA ablegen können.

Verschattung von Daten

Bereits in der elektronischen Patientenakte hochgeladene Dokumente oder Kategorien von Dokumenten können Versicherte über die ePA-App auch nachträglich verbergen. Sie sind dann nur noch für den Patienten oder die Patientin selbst und ihre Vertretenden einsehbar.

Löschung von Daten

Das Prinzip der Freiwilligkeit bedeutet auch, dass Versicherte jederzeit das Recht haben, die in die Akte eingestellten Dokumente selbst zu löschen. Sie können dies über die ePA-App tun. Wenn Daten aus der ePA gelöscht werden, sind diese endgültig gelöscht. Zum Löschen von Daten können auch Ärztinnen und Ärzte beauftragt werden, sofern sie Zugriff auf die ePA haben. Dabei gilt nach wie vor: Ärztinnen und Ärzte können zusätzlich noch eigene Kopien oder Unterlagen angefertigt haben, welche von der Löschung in der ePA nicht betroffen sind und ggf. separat gelöscht werden müssen. Krankenkasse können Daten ihrer Versicherten in deren ePA nicht löschen, da sie keinen Zugriff auf diese haben.

Hinweis auf Widerspruchsrecht bei besonders sensiblen Daten

Grundsätzlich können Patientinnen und Patienten jederzeit gegenüber dem medizinischen Personal widersprechen, wenn bestimmte Daten nicht in ihre ePA kommen sollen. Bevor hochsensible Daten in die ePA kommen, also etwa Informationen über psychische oder sexuell übertragbare Erkrankungen sowie zu Schwangerschaftsabbrüchen, werden Patientinnen und Patienten sogar explizit auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen. Patientinnen und Patienten können somit dafür sorgen, dass diese Daten nicht in die ePA geladen werden.

Zugriff auf ePA einschränken/ verlängern/ verkürzen

Mit der ePA-App oder gegenüber der Ombudsstelle ihrer Krankenkasse können Versicherte dem Zugriff einzelner Leistungserbringendenorganisationen auf ihre digitale Patientenakte widersprechen sowie den standardmäßig festgelegten Zugriffszeitraum von 90 Tagen im Rahmen einer Behandlung verkürzen oder verlängern. Ergänzend können Versicherte in der ePA-App oder gegenüber der Ombudsstelle ihrer Krankenkasse der Nutzung der Medikationsliste sowie (voraussichtlich ab 15.07.2025) des elektronischen Medikationsplans widersprechen, wodurch Leistungserbringende keinen Einblick mehr in diese medizinischen Anwendungsfälle nehmen können. Auch dem Einstellen von Dokumenten in ihre ePA, entweder in einer Behandlungssituation oder durch ihre Krankenkasse, können Versicherte über ihre ePA-App bzw. gegenüber ihrer Krankenkasse widersprechen.

Zugriffsprotokoll/ Vertretendenfunktion

Zudem erstellt die elektronische Patientenakte bei jedem Zugriff auf Inhalte automatisch ein Protokoll. Dieses hält fest, wer wann auf die ePA zugegriffen hat. Darüber hinaus verfügt die digitale Patientenakte über eine Vertretungsfunktion: ePA-Inhaber können bis zu fünf Vertretende wie etwa Familienangehörige oder Freunde bestimmen, die ebenfalls Zugriff auf ihre elektronische Gesundheitsakte haben. Vertretende müssen Mitglied in der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung sein und über eine eigene elektronische Gesundheitskarte mit PIN oder eine digitale Identität (GesundheitsID) verfügen. 

Bin ich verpflichtet, eine ePA zu nutzen?

Nein, die Nutzung der elektronischen Patientenakte ist für Versicherte freiwillig. Wer keine ePA für sich oder seine minderjährigen Kinder wünscht, kann Widerspruch gegen die ePA einlegen. Versicherte müssen diesen per App, E-Mail oder auf dem Postweg bei ihrer Krankenkasse einreichen. Ein Widerspruch gegen reine bereits bestehende ePA hat deren Löschung zur Folge: Sämtliche Dokumente, erteilte Berechtigungen und Protokolleinträge werden getilgt. Versicherte, die die Löschung ihrer ePA veranlassen und die dort gespreicherten Informationen behalten wollen, sollten vorab sämtliche Daten sichern und an einem anderen Ort speichern.

Gilt der Widerspruch zur ePA auch, wenn ich die Krankenkasse wechsle?

Ja. Der Widerspruch gegen die ePA ist auch bei einem Krankenkassenwechsel gültig und die Versicherten müssen ihren Widerspruch nicht erneuern.

Kann man der ePA auch nach dem 15.1.2025 widersprechen?

Ja, das ist möglich. Widerspruch ist jederzeit möglich. Tun Versicherte dies nach dem 15.1.2025, muss die Krankenkasse die bereits angelegte Akte einschließlich aller Inhalte löschen. Die Nutzung der ePA ist dann nicht mehr möglich. Zudem werden alle Daten im Forschungsdatenzentrum gelöscht.

Ich habe der ePA widersprochen, möchte sie nun aber doch haben. Was ist zu tun?

Versicherte können ihren Widerspruch gegen die ePA jederzeit gegenüber ihrer Krankenkasse rückgängig machen. Dies ist mittels der ePA-App oder schriftlich möglich. Nähere Informationen zum Verfahren erhalten Sie bei Bedarf von Ihrer Krankenkasse. 

Wie ist der Zugriff der ePA für Kinder geregelt?

Erziehungsberechtigte Eltern haben die Hoheit über die elektronischen Patientenakten ihrer minderjährigen Kinder. Sie können die ePA wie ihre eigene Akte verwalten und Widerspruch gegen die Nutzung der ePA einlegen. Ab dem 15. Lebensjahr können Kinder selbst entscheiden, ob sie die digitale Patientenakte nutzen wollen.

Wann bekommen Neugeborene ihre ePA?

Neugeborene erhalten eine ePA, sobald sie gesetzlich krankenversichert sind und eine Krankenversicherungsnummer für sie angelegt ist. Die Vergabe der Krankenversicherungsnummer bei Neugeboren nimmt in der Regel einige Wochen in Anspruch. Die Krankenkassen legen eine ePA an, sobald die Krankenversicherungsnummer für das Kind vorliegt. Auch bei Neugeborenen gilt das Widerspruchsrecht der Eltern gegen die ePA.

Von den Krankenkassen eingerichtete Ombudsstellen beraten Versicherte bei allen Fragen und Problemen bei der Nutzung der elektronischen Patientenakte. Die Ombudsstelle informiert insbesondere über das Antragsverfahren, das Verfahren zur Bereitstellung der ePA und das Widerspruchsverfahren sowie über die weiteren Rechte und Ansprüche der Versicherten im Zusammenhang mit der ePA und deren Funktionsweise.

Darüber hinaus unterstützt die Ombudsstelle auch bei der konkreten Nutzung der ePA. Sie nimmt Widersprüche gegen die medizinischen Anwendungsfälle der digitalen Akte und gegen den Zugriff einzelner Zugriffsberechtigter entgegen und setzt diese technisch durch. Auch der Widerruf von eingelegten Widersprüchen ist über die Ombudsstelle möglich. Auf Antrag stellt die Ombudsstelle auch die Protokolldaten aus einer elektronischen Patientenakte zur Verfügung.